宿泊関係

総務は代理店との連絡の中心にいる関係上、宿泊に関する業務も対応することになります。

36thでの運用

36thでは事務編アプライフォームにて宿泊希望をききとり、その結果から加工した宿泊者の名簿を代理店に送って、それを元に代理店側が部屋割りを作成し、それをそのまま宿泊希望者に展開して案内していました。

参加者の3日目の宿泊が必須だった35thはアプライ者全員が宿泊確定していたのですが、希望制に移行したことによって宿泊場所の変更によるキャンセルなどが36thから出ている印象があります。とはいえキャンセル期限が決まっているので、それに則って対応すれば特に大きなトラブルは発生しないはず。

部屋割りについては36thでは基本的には事務局が決める前提で計画しており、事務編アプライフォームにもデリからの部屋割り希望は受け付けない旨を明記していました。

しかし例外的に対応した件が数件あり、結果的にいえば個別に相談をした人のみが部屋割りの希望をし、ある程度それに配慮した形で部屋割りが決まることになったので、公平性に欠けていたと長濱は感じています。

すべて確約できるわけではないという留保をつけながらでも、一律でデリから部屋割りの希望を受け付けてみるのも良いかもしれません。

また、事務局の部屋決めでは会議、研究会、性別などを踏まえて決めていたので、同じ会議の敵対国同士で部屋が同じになるなどのケースも見られます。

当人たちからするとあまり良い環境とは言えないので、そこら辺も反省点です。

ホテルの部屋の手配は代理店が行う関係上、トリプルやツインなどの部屋の定員を決めるのは代理店側でした。

そのため、基本的に部屋割りはなるべくトリプルのみに詰め込まれ、性別と人数の関係であぶれたところのみがツインになるということが発生していました。

希望制に移行するのであれば、部屋もトリプルとツインをそれぞれで値段を分け、ツイン部屋も選択できるようにしてあげたほうが良かった気がします。

デリからの部屋割り希望を聞くのであればなおさら同性ペアの二人でツイン希望などのニーズは大きいはずですし、部屋割りを組むところで事務局の負担は増えますがこちらの運用方法のほうが安牌な気がします...