当セク・当スタ管理
当セクとは、当日の各会議の会議室にてマイク回しや議事録を補助し、会議の進行を補助する役割のことを指します。
当スタとは、事務局員という立場で会議全体の運営を円滑に行うための役割のことを指します。
二つの役割は両方とも参加費は取らず、逆に報酬などを払うこともない完全ボランティアでの募集を行っていました。
大まかな流れ
フロントに予め何人くらいの当セクが欲しいかを聞き、募集人数を確認します。
募集要綱を作成し、それに即して募集をかけます。
集まった人を会議ごとに割り振り、割り当て先の会議名と会議サーバーの参加URLをメールで通知します。
募集要綱
36thのものを貼っておきます。
36th当セク・当スタ募集要綱 - Google ドキュメント
36thでの当セク・当スタ募集要綱を表示(Googleドキュメントのものと同一です)
| 当セク・当スタ募集要綱 |
|---|
第36回模擬国連会議全日本大会事務局
1．大会概要
| 大会名 | 第36回模擬国連会議全日本大会 |
|---|---|
| 主催 | 日本模擬国連（Japan Model United Nations) |
| 開催場所 | KFC Halls 両国 |
| 期間 | 2024年12月27日～12月30日 |
2．募集概要
〇当日セクレタリー（当セク）
募集人数：下記の通り
業務内容：マイク回し・議事録・その他フロントから依頼された業務
募集会議：下記の通り
＊配属会議については12/18（水）を目処にお知らせいたします。
| 会議[^1] | 募集人数（各日） |
|---|---|
| 1995年NPT運用検討・延長会議 | 2人以上 |
| ICCローマ会議 | 1日目：1人以上 2日目：2人以上 3日目：募集なし |
| ジュネーブ条約第1追加議定書 | 5人 |
| 第３次中東戦争 | 3名 |
| コソボ情勢 | 6人以上(2議場制のため、各議場最低3人ずつ) |
| 西サハラ問題 | 3～4名 |
〇当日スタッフ（当スタ）
募集人数：各日2名ずつ
業務内容：参加者誘導補助・物販/お菓子デリバリー補助、備品設置/回収、その他事務
3．申込について
〇申し込み方法
申し込み期間 11月17日（日）〜12月15（日）
申し込み方法：こちらのフォームよりお申込みください
〇募集対象者
・⽇本模擬国連の会員である者、その他事務局が参加を認めた者
〇参加費等について
・参加費： 徴収いたしません
・宿泊 ： 当セク・当スタの皆様のご宿泊のご用意はございません。お手数ですが必要な場合はご自身で宿泊先のご用意をお願いいたします。
・昼⾷ ： 参加者の皆様同様、ご用意はございません。各自でのご用意をお願いします。
〇レセプションに関して
| 日時 | 12月30日(月) 13：00 〜 15：00（時間前後する可能性あり） |
|---|---|
| 場所 | KFC ANNEX HALL 東京都墨田区横網1-6-1 国際ファッションセンタービル3F |
| 費用 | 未定（確定次第、募集フォームに記入いただいたメールアドレス宛てにレセプ参加調査のメールをお送りいたします） |
| 振込先 | お振り込み先は、後⽇メールにてご案内します。 ＊⼀括でお振り込みください。 |
| ドレスコード | フォーマルな服装(スーツなど) ＊ラフな服装(スウェットやジャージなど)はお控えください。 ＊今年は着替え場所の提供の予定がございませんので、ご注意ください。 ＊性別による服装の規定はございません |
4．当日スケジュールについて
| 1日目（12/27） | |
|---|---|
| 10:00 | 当スタ受付 |
| 11:00〜13:00 | 開会式 |
| 13:00 | 当セク受付 |
| 13:30～20:30 | 会議 |
| 20:30～21:00 | 撤収 |
| 2日目（12/28） | |
| 9:00～9:30 | 開場 |
| 9:30～20:30 | 会議（昼休憩含む） |
| 20:30～21:00 | 撤収 |
| 3日目（12/29） | |
| 9:00～9:30 | 開場 |
| 9:30～20:30 | 会議（昼休憩含む） |
| 20:30～21:00 | 撤収 |
| 4日目（12/30） | |
| 9:00～9:30 | 開場 |
| 10:00～12:00 | 閉会式 |
| 13:00〜15:00 | レセプション |
| 17:30 | 当スタ解散（早まる可能性あり） |
5．お問い合わせ
お問い合わせはメールにて承っております。
お問い合わせの際は、お名前・ご所属・ご⽤件を明記いただくよう、お願いいたします。
Email：ajmun36@googlegroups.com
第36回模擬国連会議全日本大会事務局 総務担当
36thの感想
- 正直なところ、当スタは手持ち無沙汰にさせてしまうタイミングがあった
- 開閉会式の受付、クローク対応などでは助かっていたので、そこの部分だけに時間を絞るなどにしても良いかもしれない。
- その年の事務局員の数次第では、2,3日目の退場時誘導などで人手が足りなくなる可能性はあるのでいい感じに決めてほしい
- もしくは予め当スタ専用のタスクを割り当てておけば手持ち無沙汰にさせなくて済むかも
- 募集段階から人が全然集まらない。フロントの希望する数に全然届かなかったし、当日も欠席したり遅刻したりする人が多く、人数が足りているはずなのに実際は足りていない時があった
- 出欠確認をしっかり行い、何人が議場で当セクを実際にやっているかを把握しておけば、足りていないところに人を差し向けるなどで対応することはできるはず(大変だけど)
- 36thでは出欠を記録程度にしかとっておらず、現状の状況把握を行えていなかったため、人が足りないと連絡をくれたフロントには人を差し向ける対応ができましたが、頑張ってフロントメンバーでカバーしていた会議には手を差し伸べられなかった