下見
会議フロント・事務局のメンバーで会場を下見できます。
36thの下見では、下見対象の会議室の空き状況によって一日で全部の会場を下見することができず、2日程に分けて下見を行いました。
代理店の山田さん経由で会議室の空きスケジュールが送られてくるので、それをもとに候補日を作って会議フロントと調整します。
参加するメンバーは基本はディレクは必ず来てほしいのですが、関西在住の場合などは誰かしらが参加できればOKとしていました。(複数人が来てもOK)
- 服装
- 自由。総務統括は念のためスーツにしましたが、別に私服でもいいです。
- 所要時間
- 順調に進めば3,40分で終わる。長めに見積もって1hあれば大丈夫。
ちなみにこのタイミングでKFC hallさんの担当の方(36thでは廣瀬様)から名刺を頂きます。
こちらは学生団体なので名刺は作らなくてもいいかな...と思いますが、結局大会当日の渉外用に名刺は作ったので、早めに作ってこのタイミングで名刺交換しても良いかもです
36thのスケジュール
- 8/22に以下のメールが来る
山田さんからのメール(8/22)
長濱様
いつもありがとうございます。
9月の会場見学についてです。
開会式、閉会式、懇親会会場のAnnexの見学は必須ですよね？
Annexに空きがある日がだいぶ少ない状況です・・・。
添付にて現段階でご案内が可能な日を部屋別にまとめましたのでご確認の上、ご都合の良い日程を改めてお知らせいただけますでしょうか？
先の日程も記載ございますので予約が入ってしまう可能性もございますのでご了承ください。
よろしくお願いいたします。
長濱の返信(9/5)
山田様 ご確認ありがとうございます。そうですね、今年から新たに大会最終日に閉会式・懇親会を両方行うため、Annexもできれば見学をしたいと思っております。
ご提示いただいた日程を踏まえるとすべての部屋を一度に下見をすることは現実的に厳しいと思いますので、一旦9/30日に下見が可能な部屋のみ下見を行い、その時に下見できなかった部屋のみ別日程で再度下見に伺う、という形は可能でしょうか。 別日程については現在調整中ですので、そちらも固まり次第ご相談させていただきたいです。
長濱裕輔
山田さんメール(9/5)
長濱様
ご連絡ありがとうございます。
承知いたしました。
そうしましたら一先ず9/30(月)の午後の下見については何時からご希望されますか？
所要時間は例年1時間程度だと思われます。
ご連絡お待ちしております。
長濱メール(9/9)
山田様
ご連絡ありがとうございます。 9/30(月)午後の見学ですが、18:00~19:00の1時間、はどうでしょうか。 (遅めの時間ではあるので、少し早めることも可能ではあります)
ご確認よろしくお願い致します。
長濱裕輔
山田さんメール(9/9)
長濱様
いつもありがとうございます。
9/30(月)の会場見学の件ですが、ＫＦＣさんの都合上17：00～18：00までにてお願いできますでしょうか？
※18：00まで
ご連絡お待ちしております。
長濱メール(9/9) 一日目の日程確定
山田様
ご調整、ありがとうございます！
9/30(月) 17時〜18時ですね、承知いたしました。そちらの時間帯にて下見をさせていただきたいです。どうぞよろしくお願い致します。
長濱裕輔
長濱メール(9/17)・下見についての質問
山田様
お世話になっております。模擬国連全日本大会事務局の長濱です。 以下の点につきまして、ご確認いただきたくメールいたします。
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9/30会場下見について(3点) ・9/30 17時～の下見ですが、以前いただいたKFC hall様のご案内可能日程の資料では106、107、108、109、112、10F Private、6F Privateが見学可能ということでしたが、こちらの見学可能箇所に変更はありますでしょうか。 ・下見時の服装はオフィスカジュアルを想定しているのですが、こちらで問題ありませんでしょうか。 ・参加する人数について、おそらく10～20人程度となると想定しているのですが、実際に下見に伺う人数をご連絡したほうがよいでしょうか。
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会場レイアウトについて(2点) ・会議フロントから早期に会場レイアウトについても検討を行えないかという打診がございまして、9/30の会場下見よりも前の段階でpptx版のファイルをいただくことは可能でしょうか。 ・昨年のメールなどを拝見させていただいており、今年の会場レイアウトの提出タイミングについて、11月中旬ごろが締め切りとなるのではないかと考えているのですが、こちらにて問題ありませんでしょうか。
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二度目の会場下見について(2点) ・9/30で見学不可となっておりましたAnnex、100、104について、10/9にて再度の下見をお願いできますでしょうか。 ・10/9の下見の時間帯ですが、一番遅い時間帯ですと何時ごろが下見可能でしょうか。
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飲み物企画について(2点) ・対面で打合せさせていただいた際に少しお話したのですが、湯沸かしポッドを合計7個レンタルさせていただけないかと考えておりまして、レンタルが可能かどうかの確認と、金額についての確認をお願いできますでしょうか。 ・もしレンタル可能である場合、10/9予定の二回目の下見にて実物を拝見させていただくことは可能でしょうか。
大変お忙しい中、数多くのご質問をさせていただき誠に申し訳ございません。 何卒よろしくお願い申し上げます。
長濱裕輔
山田さんメール(9/18)・質問回答
長濱様
いつもありがとうございます。
質問回答です。
9/30会場下見について(3点) ・9/30 17時～の下見ですが、以前いただいたKFC hall様のご案内可能日程の資料では106、107、108、109、112、10F Private、6F Privateが見学可能ということでしたが、こちらの見学可能箇所に変更はありますでしょうか。
⇒ 106、107、108、109、112、6階Private、10階Private、いずれも変わらず可能です。
・下見時の服装はオフィスカジュアルを想定しているのですが、こちらで問題ありませんでしょうか。
⇒ 服装は私服でもなんでも大丈夫ですよ。
・参加する人数について、おそらく10～20人程度となると想定しているのですが、実際に下見に伺う人数をご連絡したほうがよいでしょうか。
⇒ 一応お知らせください。
- 会場レイアウトについて(2点) ・会議フロントから早期に会場レイアウトについても検討を行えないかという打診がございまして、9/30の会場下見よりも前の段階でpptx版のファイルをいただくことは可能でしょうか。
⇒ 容量が大きいためWeb上にアップロードいたしました。
下記URLからダウンロードをお願いいたします。PASSはかけておりません。
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https://86.gigafile.nu/0925-d4ed235bfe55c26d3ba33094e01922445
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・昨年のメールなどを拝見させていただいており、今年の会場レイアウトの提出タイミングについて、11月中旬ごろが締め切りとなるのではないかと考えているのですが、こちらにて問題ありませんでしょうか。
⇒ 問題ございません。
- 二度目の会場下見について(2点) ・9/30で見学不可となっておりましたAnnex、100、104について、10/9にて再度の下見をお願いできますでしょうか。 ・10/9の下見の時間帯ですが、一番遅い時間帯ですと何時ごろが下見可能でしょうか。
⇒ こちらも9/30と同じく、18:00までに終えていただけるようであれば、開始自体は何時でも構いません。ただ少なくとも30分はお使いになると思いますので、17:30には開始できますと幸いです。
- 飲み物企画について(2点) ・対面で打合せさせていただいた際に少しお話したのですが、湯沸かしポッドを合計7個レンタルさせていただけないかと考えておりまして、レンタルが可能かどうかの確認と、金額についての確認をお願いできますでしょうか。 ・もしレンタル可能である場合、10/9予定の二回目の下見にて実物を拝見させていただくことは可能でしょうか。
⇒ 会場に湯沸かしポットの在庫があまりなく、単体ですと外部業者からのレンタル品になってしまいます。（緑茶や紅茶のセットとしてある程度在庫を確保しておく必要があるためです）
つきましては実物が存在しない、ということになるのですが、家庭用のいわゆる湯沸かしポットをご想像いただければ大きな違いはないかと存じます。
金額についてはいったんお見積もりをお取りしてご提示いたします。
以上ご確認ください。
よろしくお願いいたします。