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事務局員募集に際して

このページでは、事務局員募集に関して説明を行います。

事務局員募集に当たって検討したこと​

  • 各役職で募集する人数の確認
  • 事務局員は大会期間のホテル宿泊を必須にするか否か
    • 原則必須になりました
  • 宿泊費用以外の費用負担について
    • 大会運営費用の負担は無しとなりました
  • 募集対象となるメン齢の制限の有無
    • 制限をかけずに募集を行いました
  • デリ兼任の許可
    • 原則許可しない方向になりました

36thでの事務局員募集の流れ​

事務局員募集に関する36thでのスケジュールは以下のようになっています。

2024/1/1​

  • Discordにて事務局サーバー設立
  • 35th終了時に36th続投を決めていたメンバーが加入し、事務局員募集の方針を協議

2024/1/18​

  • 事務局員募集の告知を関東5研に告知
36thで代表者グルに転送された実際の文言

お世話になっております。第36回模擬国連会議全日本大会において事務総長を務めます、国立研究会の坪内志栞と申します。

この度は、本大会、AJMUNの事務局員を募集させて頂きたく、ご連絡差し上げました。

当大会のAJMUN事務局員を務めることを希望される方は、役職紹介をご一読の上、フォームのご提出をお願いいたします。締切は1/31です。
⚠️年末に東京で開催される全日本大会の運営を行います。 東日本事務局、JMUNなどとはまた異なる組織です。お間違いのないようお気をつけください。⚠️

新旧メン含め、意欲ある方のご応募をお待ちしております。 なお、選考に関してご不明な点がある場合はsgajmunsg@gmail.comにご連絡下さい。

なお、総務統括、渉外統括、広報統括は、円滑な業務遂行のため、35th事務局内から選出いたします。ご理解・ご協力のほどよろしくお願いいたします。

より良い大会の実現に向けて尽力して参りますので、今後とも模擬国連会議全日本大会をよろしくお願い致します。

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeqolgZcG5roVSLQCdwrIs5NLccEoAUu7lgDWcobJvMyuAFcQ

  • Googleフォームにて募集

2024年3月​

  • 人数が不足していた役職に絞って、研究会の通活で広報させていただいた
    • 3/29の日吉の通活にお邪魔させていただいた
    • 日程は不明だが四ツ谷の通活でも広報は行っている
      • その結果広報部門などでかなりの人員を充足させることができた
日吉研究会の現役代LINEグルに転送してもらった広報文

[全日本大会事務局・事務局員募集]
ひよけん28期会計統括・全日36th総務統括の長濱です。会長経由で転送していただいています。
今日の通活で少し時間をお借りし広報させていただいた、全日事務局の募集のスライドです！
全日本大会という今の模擬国連の会議の基盤そのものを支える仕事になっています。全日の参加、デリは厳しいかもしれないけど別の形で模擬国連に貢献したいなどの方にぜひ入っていただきたいです。
※アプライフォームは締切1/31となっていますが今でも絶賛募集中なので大丈夫です🥹
※デリ・事務局員の兼任は基本厳しいですが、相談いただければ個別で対応できます✨
スライド：https://www.canva.com/design/DAF_4H8d96k/0n2Y1CNO4COe91pY4NZVHA/view
アプライフォーム：https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeqolgZcG5roVSLQCdwrIs5NLccEoAUu7lgDWcobJvMyuAFcQ
質問などありましたら、お気軽に長濱まで聞いていただければと思います～！

2024年4月上旬​

  • ほぼ全員の募集が完了

36thの募集において困難であった点​

36thの事務局員募集では以下の確認をしていました。

  • 大会当日に宿泊する可能性があること
    • 他の事務局員と公平を期すために、基本的に全事務局員が宿泊する前提で募集を進めていました。
    • 宿泊費用は自己負担になり、なおかつ年末の4日間であるため、参加の障壁になっていました。
    • 宿泊にかかる費用も募集時点では確定していませんでした。

上記の問題は事務局員全員が宿泊するという前提で募集をしていたが故に起きたものではあるので、事務局員ヒラの宿泊を任意にしてしまえば大方解消される問題です。

  • デリ兼任の問題
    • 兼任を原則許可しない方針で募集をしたため、デリとして参加したいから局員は無理、という形で断念するケースが散見されました。
      • 兼任を許可する場合、他のデリとの公平性の観点から早期からフロントの情報にアクセスができる研究、総務等の役職は兼任を認めない運用が必要になります
      • 36thでも開閉会式・レセプの進行を担当企画ヒラの1人にはデリ兼任を認めたので、業務内容が問題なければ兼任を認める余地はあると長濱は考えています

事務局員募集において収集する情報​

36thでは事務局員募集の際にメールアドレスのみをGoogleフォームで収集していましたが、結局大会当日までに以下の情報を事務局員から収集することになりました。

一度集めてしまえばスプレッドシートから情報の切り分けができるので、以下の情報をGoogleフォームで一括で収集しておくことを推奨します。

Tips

Googleフォームの回答完了画面にて有効期限を長めに設定したDiscordのサーバー招待URLを貼っておくと、事務局員がシームレスにサーバーに参加できます。 ただし、事務局員にさせたくないような人がフォームを出してサーバーに参加してしまうと、お断りをしなければならないパターンも一応起こりうるので注意してください。 36thではフォーム回答→既存の統括sで確認→問題なければ事務局員決定の通知とサーバー参加用URLを個人間で送信 の流れを取っていました。

注意

Googleフォーム自体はURLさえ知っていれば誰でもアクセスできるため、フォームの回答終了画面に招待URLを表示する場合はDiscordのeveryoneの閲覧権限を狭める必要があります。

必要な情報メモ
名前(漢字)ネームカード、宿泊者名簿、官公庁向け書類などで使用
名前(ふりがな)ネームカード、宿泊者名簿、官公庁向け書類などで使用
名前(ローマ字)ネームカード、宿泊者名簿、官公庁向け書類などで使用
メールアドレス(Googleアカウント)アクセス権限の制御で使用
所属大学大会HP上の事務局員紹介、官公庁向け書類などで使用
学部大会HP上の事務局員紹介、官公庁向け書類などで使用
学年大会HP上の事務局員紹介、官公庁向け書類などで使用
研究会大会HP上の事務局員紹介、官公庁向け書類などで使用
メン齢大会HP上の事務局員紹介などで使用
役職(統括orヒラ)アクセス権限の制御で使用
役職(部門)アクセス権限の制御で使用
アレルギー大会当日の健康管理で使用
持病大会当日の健康管理で使用
緊急連絡先大会当日の健康管理で使用
コラム：AJMUN事務局員の資格

36thのAJMUN事務局は、関東5研の会員によって構成されていました。
模擬国連のコミュニティ内からのみ人材を集めていたため、模擬国連の勝手がわかっている人材で固められた利点と、絶対的な頭数に不安が残る欠点がありました。
模擬国連コミュニティ外からも人材が集まる可能性について考えてみるのも良いかもしれません。

リンク集​