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大会要綱

このページでは大会要綱について解説します。

大会要綱とは​

会議2-3週間ほど前に大会参加者に向けて配布する「しおり」のようなもの。
宿泊に関する諸連絡や持ち物、諸注意などが記載されている。
部署をまたいで作成をするため、総務統括かSGが担当するのが通例になっている。

含める情報​

  • 大会事務総長挨拶

  • 大会コンセプト

  • 会議詳細

  • 大会準備にあたって

    • 当日の持ち物・服装
    • 会場までのアクセス

  • 大会当日について

    • 当日の受付案内
    • 会議室について
    • フロアガイド
    • 大会スケジュール
    • ホテル及び宿泊について

  • その他

    • 大会中のトラブル
    • 基調講演について
    • お問い合わせ先

作成の大まかなスケジュール​

9月作業開始
・SG、会議監督の言葉が必要な箇所は、どんどんDiscordで文書を送るようにお願いする
11月上旬＜第一版＞完成
・調整が必要な箇所を適宜編集する
大会3週間前を目安に完成させ、配布
・基調講演される方などに配布する場合があるので直前になりすぎないように注意
・36thでは12/8に配布(もう少し早くてよかったかも)

35thを振り返って​

  • 作成担当者(SG)のコメント
    • 表紙はCanvaで作成しました。大会のコンセプトに似たデザインを選んでそれに編集を加える形で作成しました。
    • 大会要綱の公開は会議の数週間前のため、それよりも前に集合時間・解散時間を知りたいというニーズが遠距離からの参加者などから一定数ありました。
      • 集合、解散時間は早めに確定させてしまって10～11月ごろに先に発表してしまって良いかもしれないです。
    • 要綱を配布しても読まない人が一定数いるので🥲、涼をとれるものもってきてねとかレセプの集合時間とか重要なものは適宜メッセージでリマインドすると良いでしょう。
  • 総務統括のコメント
    • 36thではSGにこのタスクを担当していただきました。ありがとうございました！！！！！
    • SGの挨拶や大会コンセプトなど、SGが絡む部分が多かったことを踏まえての分担でした
    • 他のタスクも11-12月ごろに多く集中していたので、かなり助かりました
    • 「前年度のコピーした際に全部の文字色を変えておき、今年バージョンに変更し終わったら文字色を普通に直す」が作業のコツだと聞いた記憶があるので書いておきます

参考資料リンク​