プライバシーポリシー

Webサイトを閲覧する際や、何らかのサービスに登録する際に見かけるプライバシーポリシーですが、AJMUNの運営上でも策定が必要です。
参考：プライバシーポリシーの必要性を検討したドキュメント

36thでのプライバシーポリシー

Googleドキュメントを全体に公開することで周知をしていました。内容としては基本的なプライバシーポリシーに沿っており、個人情報の第三者への非開示セクションの6項にて「統計的なデータなど個人を特定することができない状態で開示する場合」を明記しているため、渉外などが協賛先に模擬国連の参加者に関する属性データを提供することは可能になっています。

36thでのプライバシーポリシーを表示(Googleドキュメントのものと同一です)

第36回模擬国連会議全日本大会プライバシーポリシー

制定日　2024年3月9日
最終更新日　2024年8月19日

私共は、様々な方にご参加いただく大会の運営者として業務上取り扱う「情報」の安全管理を厳守することが重要な社会的責任であると認識しております。中でも、個人情報の重要性を強く認識し、大会運営では、プライバシー保護に取り組み続けて参ります。これを確実に実践していくために以下のプライバシーポリシーを定めます。全事務局員はこの指針に従い、個人情報の適切な取扱、管理に努めて参ります。

個人情報とは

個人情報とは、大会参加者やお問い合わせを寄せていただいた方、事務局員などの個人に関する情報のうち、氏名・年齢・性別・住所・電話番号・メールアドレスその他の記述により特定の個人を識別することできる情報(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるものを含む)または個人識別符号(個人情報保護法第2条第2項の定めと同義)を意味します。

個人情報収集と利用目的

私共は、法令で例外として定められる場合を除き、利用目的を通知し、適法かつ公正な手段によって個人情報を取得いたします。お預かりした個人情報は、大会運営上必要な連絡、契約の履行及びその請求、これらに付随する業務遂行のために利用致します。

個人情報の第三者への非開示

以下のいずれかに該当する場合を除き、第三者へ開示または提供いたしません。
1.個人情報を提供していただいたご本人に承諾いただいた場合
2.個人情報保護法その他の法令上、第三者提供が認められている場合
3.人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合で、個人情報を提供した本人の同意を得ることが困難な場合
4.国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力をする必要がある場合であって、個人情報提供者の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
5.裁判所、検察庁、警察またはこれらに準じた権限を有する機関から個人情報について開示を求められた場合
6.統計的なデータなど個人を特定することができない状態で開示する場合

事業責任者・個人情報管理者

［事業責任者］模擬国連全日本大会事務総長　坪内志栞
［個人情報管理者］模擬国連全日本大会事務局総務統括　長濱裕輔

情報に関するコントロール

1.事務局が取得している情報の開示・訂正・利用停止等

以下のフォームまでお問い合わせください。
https://forms.gle/MdQoBjt82rzCtZQr5

2.クッキーの無効化

サイトの利用者は、ブラウザーの設定によって、クッキーを無効にしたり、クッキーが送信される場合に警告が行われるようにしたりすることができる場合がありますが、クッキーを無効にした場合、本サイトの全部または一部の機能を利用できなくなる場合があります。

本ポリシーの施行と改正

本ポリシーは、大会HPにて公表されたタイミングで施行されます。また、内容に変更がある際は、変更後のポリシーをHPに公表することをもって改正と致します。

プライバシーポリシーを更新する

プライバシーポリシーを更新する際の手順です。

36thをコピーして新しいドキュメントを作成する
内容をチェックし、変更すべき点を変更する
ドキュメントをリンクを知っている人を対象に閲覧権限を付与する
大会HPで告知する

内容の変更点

36thのプライバシーポリシーでは、事業責任者・個人情報管理者として名前を入れていました。
37thで更新する際は、この二つの担当者名、策定日・最終更新日を更新してください。
あまり起こりえないことではありますが、本人の許諾無しに個人が特定できる情報を協賛先などに提供することが想定される場合は、プライバシーポリシーの改正が必要になります。
必要であればプライバシーポリシーの条文も適宜変更してください。

更新通知

本ポリシーは、大会HPにて公表されたタイミングで施行されます。また、内容に変更がある際は、変更後のポリシーをHPに公表することをもって改正と致します。

とある通り、プライバシーポリシーは大会HPに記載する必要があります。
広報に依頼して大会HP上で表示してもらってください。昨年はプライバシーポリシー | AJMUN-36thで公開されていました。

問い合わせフォームの管理について

プライバシーポリシーの文中にあるフォームですが、36thではGoogleフォームにGASをくっつけて回答があり次第Discordに自動で通知されるように仕組みを構築していました。
が、一件も問い合わせがないので正直もうここはフォームで受け付けせず、総務メアドや専用メーリングリスト(Googleグループ)にメールで問い合わせしてください、という形に変更してしまってもよいと思います。
プライバシーポリシーなんてちゃんと読む人のほうが圧倒的に少ないと思うし、そのうえで問い合わせたいニーズなんて恐らくないので、構築に要する工数に見合っていませんでした。

ただ、参考にはなるので以下のセクションで解説だけはしておきます。暇なときにでも読んでみてください。

問い合わせフォームの実装

フォーム部分

返信用メールアドレスと問い合わせ内容のシンプルな形式でOK
36thのフォームはこれ：https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLScRSKjxjYE09G9BxulN74p0_TCb2Ju2_sdzry49WyocEXmILQ/viewform

GAS部分

今回のシステムではスプレッドシートに回答を紐づける必要はありません。回答数もほとんどないだろうし、フォーム単体で充分です。

Googleフォームの編集画面のメニューから「Apps Script」をクリック
コードの部分に以下のコードをコピペ(コードブロックの右上にコピーボタンがあります)

GASのコード

function onFormSubmit(e) {
  const responses = e.response.getItemResponses();
  const webhookUrl = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('MyDiscord_WebhookURL');
  const DiscordID_YN = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('DiscordID_YN');

  let fields = [];

  responses.forEach(response => {
    fields.push({
      name: response.getItem().getTitle(),
      value: response.getResponse(),
      inline: false
    });
  });

  const payload = {
    content: `<@${DiscordID_YN}>36th AJMUNのプライバシーポリシーの問い合わせフォームに回答がありました`,
    flags: 4096,
    embeds: [{
      title: "新規フォーム回答",
      color: 5814783,
      fields: fields,
      timestamp: new Date().toISOString()
    }]
  };

  try {
    UrlFetchApp.fetch(webhookUrl, {
      method: 'post',
      contentType: 'application/json',
      payload: JSON.stringify(payload)
    });
  } catch (error) {
    Logger.log(`エラーが発生しました: ${error.message}`);
    Logger.log(`スタックトレース: ${error.stack}`);
  }
}

contentに設定してある通知文や変数名を適宜変更する
- 変更可能変数はDiscordID_YNとwebhookurlの二つ
プロジェクトの設定画面からスクリプトプロパティに移動、プロパティで変数を設定する
webhookは送信したい対象のwebhoook、DiscordIDはメンション部分です。
メンションしたいユーザーのIDか、ロールのIDを設定してください。
- discordにおけるwebhookの作成方法はこちら
- スクリプトプロパティの設定方法はこちら
- GASのコードで変数名を変更した場合はスクリプトプロパティもそれに合わせて登録してください
トリガーを設定する
- 実行する関数は「onFormSubmit」
- イベントのソースは「フォームから」
- イベントの種類は「フォーム送信時」
  - 初回設定時は権限付与の確認画面が出るので適宜許可する
  - 操作に迷ったら：こちら

以上の設定で、Googleフォームに回答があると自動でwebhook経由で通知が流れるはずです。

36thでのプライバシーポリシー​

第36回模擬国連会議全日本大会プライバシーポリシー​

個人情報とは​

個人情報収集と利用目的​

個人情報の第三者への非開示​

事業責任者・個人情報管理者​

情報に関するコントロール​

本ポリシーの施行と改正​

プライバシーポリシーを更新する​

内容の変更点​

更新通知​

問い合わせフォームの管理について​

問い合わせフォームの実装​

フォーム部分​

GAS部分​