作業日
このページでは大会前に行う総務の作業日を解説します。各種印刷物を印刷し、会議当日に備える大事な日です。
ToDoリスト
- ネームカードを印刷し、切り分ける
- プラカードを印刷し、厚紙に貼り付け、折り曲げてくっけられるようにする
- 信任状を印刷する
- 楽しむ
ネームカード
フロントから提出されたネームカードのデータを印刷します。
作成マニュアル通りに作成したデータをA4で印刷すればちょうどネームタグに入るサイズになっているはずです。
印刷が終わったら、ハサミでそれぞれを切り取ってまとめておきます。
プラカード
プラカードは厚紙に印刷したデザインを張り付け、三角に折りたためるようにする必要があります。
- 厚紙を購入する
板目紙という紙を通年使っています。(が、正直ちゃんとしている素材でA3サイズであれば何でも良いと思います)
35thでは作業日当日に有隣堂で買い付けていましたが、36thではアスクルという通販サイトで事前に購入し、総務統括が家から大学までもっていきました。クッソ重かったです。
コクヨ 板目表紙 A3 セイ-845N 1パック（100枚入） - アスクル
200人前後のデリと、30人前後のフロントだったので確か250枚くらいを購入しました。たまに失敗してしまうものもあり、結果的にはこのくらいでちょうど良かったです。購入後は会計からの精算を受けるために必ず領収書をもらうようにしましょう。
- 折りたためるようにする①
購入した厚紙を折りたためるようにします。A3の厚紙を縦方向で4等分する位置で3本の山折り用の線を付けます。
カッターと定規を用いて軽めに切り込みを入れ、その線に沿って折りたためるようにします。力を入れすぎるとそのまま切れてしまうので気をつけてください。
- 印刷したものを貼り付ける
プラカードデザインを印刷します。印刷する紙は普通のぺら紙で大丈夫です。
青学の印刷機ですが、色の出方がおかしい(緑がかるなど)プリンターがあり、一斉に全ファイルを印刷してしまうと多数の印刷枚数が刷り直しになってしまうことがありました。
一度数枚のデザインをテスト印刷してみて、色味が問題ないかを確認してから印刷することをオススメします。
印刷し終わったら、枠線に沿って4つに切り分けます。1つずつ、プラカード用の厚紙にスティックのりなどで貼り付けます。
- 折りたためるようにする②
会場でデリが簡単にプラカードを組み立てられるように、厚紙の背面の一部に両面テープの片面を貼り付けておきます。
こうすることで、会議当日に平面で配られたプラカードをデリ本人が折りたたんで両面テープによって接着することで素早く組み立てることができます。
信任状
信任状はKinkosという印刷屋で印刷します。35thは横浜のレンタルスペース近くの店舗、36thでは渋谷駅前の店舗を利用しました。
一瞬カラー印刷を考えたのですが、金額が跳ね上がること、そんなに大差があるデザインでもないことを踏まえ、白黒印刷にしました。
印刷する用紙ですが、板目紙は分厚すぎて、普通の印刷用紙だとペラペラすぎるため、店頭で選んだ紙を指定して印刷してもらいました。
紙の種類なのですが、品番を控えそびれていたので確認しています
荷物の扱いについて
35th、36thともに総務統括が基本的に荷物を運んでいました。
行きはプラカード用の板目紙とハサミ、カッターなどだけで済んだのでまだ楽でしたが、帰りは行きの荷物に加えて印刷したプラカード、信任状が追加されるので本当に大変でした。海外旅行用の大きいスーツケースが自重で壊れそうでした。
信任状はKinkosで別個に包装していたため、SGが持って帰ってくれましたが、あの手助けが無かったら総務統括一人で帰るのは無理だったと思います。
あまりに非人道的な重さだったので、作業日の帰りについては経費で作業場所→総務統括の家まで配送しても良いと思います。
場所について
35thでは横浜のレンタルスペースを一日借りて作業をしました。実際の金額は不明ですが経費として結構な金額がかかったはずです。
36thでは総務統括が青学生だったこともあり、青学内の模擬国連サークルMUNAの名義で空き教室を借りて作業をしました。
大学を作業場所にできると費用を抑えて作業できるので、今後も可能であれば頑張って抑えてほしいです...
ご飯について
36thでは総務統括のポケットマネーで近くのピザ屋からピザを取ってシェアしました。
総務だけではなく、事務局全体から人手を募っているのでこの日のご飯代くらいなら経費にしても許されるのでは...?とも思いますが、まぁ難しい事情もありそうなのでその時の会計と事前に確認しておくのが良いと思います。