アワード
会議の議論が終了した後、各会議で発表されるアワードを作成します。
このページでは、36thと同様にフロントがデリ名・アワード名を会場で記入するスタイルの作成方法を解説しています。
他の方策もあるので、詳しくはページ最下部を参照して検討してください。
事前の準備フェーズ
SGの署名・会議監督の署名・会議ロゴの3つを集めます。
会議フロントが確定した直後から対応できるので早めに準備を進めることを推奨します。
SGの署名をもらう
アワードに記載するSGの署名をもらいます。
日本語と英語の両方で書いてもらうようにしましょう。
後述するとおり、会議監督の希望によって言語が変わるためです。
背景透過してフォーマットに入れ込めばokです。
会議監督の署名をもらう
会議監督の署名を事前にもらっておきます。
36thで会議監督に署名を依頼するために使ったドキュメントはこちら：【会議監督】アワード用署名作成 - Google ドキュメント
言語は会議監督の好みによって日本語でも英語でも構いません。
貰った署名の画像データの背景透過をし、FMTのスライドに入れ込んで各会議のデザインを作成しておきます。
※長濱がCanvaの教育用アカウント(=有料アカウント)を持っていたため背景透過はCanvaで行っていました。
会議ロゴ(背景透過)をもらう
これは大会HPを作成するタイミングで広報に提出されているはずなので、それを持ってきて使います。
36thでは会議フロントと広報で使うドライブがあり、そこに総務も入れてもらっていたのでそこから勝手に使っていました。やり方はお任せします。
FMTを作成する
36thアワードテンプレ.pptx .pptx - Google スライドをコピーして新しい年度のFMTをまずは作成してください。pptxとありますが作業はすべてGoogleスライド上で完結します。
この時点でSGの署名と名前、会議回数と日付など変えられる場所は変えておきましょう。
会議年度のFMTができたら、それを各会議ごとに複製して、上で収集した会議監督の署名や会議ロゴを入れ込んだ、その会議専用のFMTを作成します。
会議専用のFMTができたらフロントに共有して内容を確認してもらい、同時に大会当日のアワード作成の流れも共有しておきましょう。
アワードの想定数を確認する
会議フロントに、その会議でどのくらいの人数(not国数)がアワードを受け取る予定なのかを確認します。
何枚くらいアワード用紙を準備するかの判断に使うので、ざっくりとした最大数の想定で聞いてしまって大丈夫です。
用紙を購入する
36thではタカ印 OA賞状用紙 A4 横書 10－1068｜【ハンズネットストア】を使用しました。
テスト印刷用の紙も付いているので、印刷するときにテスト用紙に印刷して配置などをチェックすることができた点、かなり綺麗な装飾がある点でこれにしましたが、1枚あたり約100円程度とある程度金額がかかるので、別のA4サイズの賞状用紙があれば一気に切り替えるのもありだとは思います。
ちなみに【たのめーる】ササガワ タカ印 OA賞状用紙 クリーム A4 ヨコ書用 10-1068 1パック(10枚)の通販だと同じ品番の商品が25%引き、1枚あたり75円程度で購入できるみたいです。※実際に購入したことがないので本当に同一かの確信はないです
36thでは作業日に店頭で買っていたので、事前にまとめてネット通販で購入・印刷して備品に合流させた方がスムーズにいくと思います。
印刷
フロントにデザインを共有して問題なければ、印刷をします。
FMTのデザインだとデリの名前が入る部分のイメージがしやすいよう「(Country) First Last」とテキストボックスを入れています。
実際はここはフロントがネームペン・万年筆などで書き込むので、印刷する際は必ずこのテキストを消去してください。
フロントがペンでの記入に慣れず、ミスをする可能性が高いため、印刷する枚数はアワードの想定数の1.5倍くらい刷っても問題ないです。2倍あれば安心ですが、用紙の代金もかかるのでそこは会計と相談してください。
印刷はせずに用紙だけ大量に確保し、ミスがあったらKFC hallさんに依頼して印刷機を借りて増刷するという選択肢もあります。
KFC hallの印刷
KFC hallさんは10Fの受付のところにある印刷機を使わせてもらえます(有料、後日まとめて精算)。
スタッフさんに頼めば使い方を教えてもらえるので、気兼ねなく頼んでしまって大丈夫です。
使うことを予定している場合、事前に代理店経由でKFC hallで印刷することを伝えておいた方がいいのでそれだけ忘れないようにしてください。
会議当日
各会議むけの用紙を印刷し終えていれば、初日にでもフロントに渡してしまいましょう。
会議フロントは1-3日の会議を踏まえ、4日目の朝までにアワードを決定してもらいます。
4日目午後の閉会式の壇上にて、ベスデリのみ賞状授与があるので、会議フロントにはベスデリの賞状を4日目の朝に事務局に提出してもらいます。(ベスデリ選出なしの先例もあり)
なのでそれ以外のデリの賞状をいつ記入・授与するかはフロントの自由ですが、仮に書き損じによって用紙が足りないとなった場合のためにベスデリと同タイミングで書いてもらい、不足分があれば4日目の午前中に増刷するなど対応してフロントに渡すという流れが安全です。
ちなみに36thは初の試みとしてアワード名とデリ氏名をフロントが手書きすることを試したので、ペンは基本的にネームペンしか渡せませんでした。
備品として万年筆などの少し良さげな筆記用具があっても良いかもしれませんし、フロントの持ち物としても事前に伝えておくとよいでしょう。
36thの振り返り・歴史的な経緯・検討など
着手タイミングについて
長濱個人の事情で作業が遅れ、今年は会議期間中にアワードのデザインを各会議分作成することになった。
これは統括が体調崩したら実質的につむリスクがあるので、全然推奨できないです。
少なくとも会議が始まる2-3週間前にディレクからの署名が全員分あつまり、各会議のアワードデザインが作成できているくらいのタイミングが望ましかった。
正直トップとしては、大会始まる前にテスト印刷用の紙に印刷をしてしまってそれをフロントsにお目通ししておくくらいのことができたらもう完璧だけど、まぁいろいろ難しいこともあると思うのでよしなにやってください。
アワード作成の業務の特殊な点は、普通の印刷機では対応できないということ。こちら側の持参する用紙に印刷をする必要があり、「用紙持ち込み 印刷」などで検索して対応可能なサービスを把握するところから始まる。
長濱は秋葉原の同人誌作成サービスの場所が対応していることをネット検索で把握していたので、そこを利用するつもりだったのだが前述のとおり作業が進まず、結局はKFCホールの受付の印刷機をお借りして大会2日目に印刷をした。
直前にデザイン作成+フロントへのお伺いを立てたため、署名を書き直したいという要望や、デザインの微調整のために4回ほどリテイクを食らったケースもある。
総務がデザイン案を出すのを速めればこの問題は緩和できるので、そういう点も踏まえてアワード作成はなるはやで進めておくのが丸い、と遺言しておきます。
印刷のタイミングの変遷について
35thまでは閉会式のタイミングは4日目午後だった。なのでアワード対象者を4日目の午前中に聞いてデザインに落とし込んで印刷するのみだった。
フロントも3日目の夜にじっくり考えてアワードを決定できていたし
しかし36thは4日目の午前に閉会式がずれ込んだことにより、アワードの用紙自体は3日目までに存在していないと、4日目の朝の閉会式には間に合わない
そのため、3日目の夜までにアワード授与対象は空欄で印刷し、フロントに用紙を渡す。フロントは3日目の夜にアワードを決め、国名、氏名、アワード名を手で書き込んでもらうこととした。
しかし書き損じたフロントが想定よりも多かった+予備の紙がどっかにいったのダブルパンチで、4日目の閉会式中に事務局員にアワード用紙を買いに走ってもらう事態になってしまった。申し訳ない...
反省点としては来年はもう少し多めに用紙を調達して良さそうという点がある。
37th以降のアワード作成体制について
- そもそも、各会議分でデザインを分ける必要があるのか
単一のフォーマット(会議関係なく)でアワードを準備し、フロントに会議名・アワード名・デリ名すべてをペンで記入させるというパターンがある。実際にKMUNCはそのスタイル。
35thまでの全日は基本的にアワード名、国名、氏名、フロントのロゴ署名をデザインに埋め込んだ状態で印刷するだけだった。こちらは逆にフロントが手で記入する必要がないスタイル。
36thになって、中途半端にフロントの手記入の手間が混ざったといえる。
いっそKMUNCのようなスタイルのアワードにしてしまえば、大会前に大量に印刷してフロントにばらまくだけで業務が終わるので...全日のブランドとかを踏まえてどうするのかは考えてほしいです
- 持ち込み印刷で調べていたサイトたち
36thのキャパが崩壊しなければ、事前に印刷は済ませておく予定だった。その際、手持ちの用紙に印刷する必要があり、それは普通のプリントサービスでは難しかったため、以下のサイトなどで調べていた。