このページではレイアウト関連のタスクについて解説します。

レイアウト

レイアウトには大きく分けて二フェーズあります。

• 会場のどの部屋を予約し、どの会議がどの部屋を使うかを確定させる(会議室確定フェーズ)
  
• その部屋で会議をどんなレイアウトで実施するかについて、机・椅子・マイクやプロジェクターの使用有無や配置などを会議フロントから聞き取り、会場様とすり合わせる(フロント調整フェーズ)

スケジュール感

会議室確定フェーズ

会議室の抑えはかなり早期(通年、3月冒頭ごろ)に確定します。

代理店と前年事務局の幹部(+新年度の事務局幹部)のメンバーで毎年3月ごろ、昨年の大会の反省会を対面で開催しています。

その際に会場は確定し、会議室についても前年の使用実績を踏襲する形で基本的には手配もらっています。

そのため、事務局が本格的に始動した後に発生する実際の作業としては確保してある会議室をどのように割り当てるかという形になります。

この調整は大会のアプライが始まり、デリの会議割が確定するタイミングとほぼ同時期に確定することが多いです。

どの会議がどのくらいの参加人数になるのかの情報がない状態で会議室を抑えるため、毎年総務が苦労するタスクの一つです。

フロント調整フェーズ

各項目の時系列は前後する場合がありますが、大まかな要素としては以下の通りです。

• フロントメンバーと共に下見を行い、実際の会場について理解を深める

• 会議フロントが使用する議場を確定させる(議場割り)

• 代理店から会場のレイアウトファイル(pptx)を貰い、各フロントに展開する

  • フロントの希望するレイアウトを作成してもらい、代理店に提出する

• 代理店が会場にレイアウトが実現可能か確認し、調整が必要であれば連絡してくれるのでそれに対応する

• レイアウト確定

• レイアウトで使用する備品のうち、会場では手配しないものを各研究会から貰う手配を進める

36thを振り返って

• レイアウトはpptxファイルで、ギガファイル便で送られてきた
• Googleドライブにアップロードしてフロントに展開したのだが、Googleドライブ上で編集を加えてしまうとPowerPointで開いた際に体裁が壊れてしまう問題が発生した
  • 36thでは総務側で正規のPowerPoint版ファイルを作成しなおす羽目になった
  • ダウンロード専用リンクにして共有し、PowerPoint上でフロントに作成してもらうのがよいかもしれない
  • オリジナルのファイルは破損してしまったときのためにコピーを別の場所に作成しておくのが安心