大会では様々な備品を使用します。このページでは、備品管理について解説します。

備品管理

備品管理は、二つの要素に分類できます。

• 研究会の備品をお借りして使用するもの(研究会備品)
• AJMUNの事務局が管理する備品を使用するもの(事務局備品)

研究会備品

主に議長セット、プロジェクター(とスクリーン)が該当します。
※スクリーンについては体積がかさばること、使用する時間帯に絞って会場のものを借りればよいことを踏まえ、36thから会場手配に変更しました。

会場でレンタルするとそこそこの額が発生してしまうため、研究会に依頼して持ってきてもらいます。
基本的に研究会は得することがなく、善意で成り立っているため、関係性には注意を払って丁寧に依頼することを心がけていました。
また、プロジェクターは基本的に関東5研から取り寄せ、議長セットなどの軽い物品は関西の研究会からも取り寄せていました。

やること

• 会議フロントにプロジェクターの使用有無を聞いておく
• 代表者グル経由で各研究会の総務担当者の連絡先を集めておく
• 研究会の総務担当者宛てにもってきてもらう備品を連絡し、実際に持ってくる人・返却先の人の連絡先を聞く
  • 大会に出る人に任せるパターンが多いです
• 数日前に備品のリマインドを持ってくる予定の人に対してリマインドする
• 当日、受付にて備品を受け取り会議で使用する
• 最終日に返却する

事務局備品

ネームカード入れ、マッキー、消毒液などはAJMUN事務局が管理している備品です。
段ボール8箱分くらいの量になっており、36thでは総務統括とSGの自宅で一年間保管するという力技で凌ぎました。
37thでもSGと総務統括が同じように保管してもらっています。(心苦しいですがありがたいです)

余裕があればで構いませんが事務局備品の棚卸をして置くことを推奨します。
無駄な備品があれば処分できるし、消耗品などは随時補充することができるためです
36thでは大会当日になってネームカード入れが足りないことが分かり、事務局員に買いに走ってもらったことがありました...