事務編アプライフォーム
KMUNC終わりごろから、AJMUNの事務編のアプライが始まります。
慣例により、総務が事務編アプライフォームについて管理しています。
GAS・スプレッドシートを活用して管理を行うので、関数の扱いなどにある程度免疫のある人が対応するのが望ましいです。
フォームを作成する
36th 事務編アプライフォーム - Google フォームを開き、右上のメニューから「コピーを作成」を押します。コピー先は37thのドライブに変更してください。
「同じユーザーと共有する」にチェックを入れると36thの関係者も見えてしまうので入れないように気をつけてください。
コピーすると、身分証明書をアップロードする設問に対応するフォルダがGoogleドライブ上にまだ存在していないため「ファイルのアップロード先のフォルダが見つかりません」というエラーメッセージが表示されます。
「復元」ボタンをクリックすれば自動でフォルダを作ってくれます。
コピーしたフォームは36th版の情報になっているのですべてを差し替えていきます。
特殊な設問
コメントしておいた方がよい設問について説明します。
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性別
- 「回答しない」を設けています
- 35thで実際に対応した実績もあります。
-性別の質問項目に「回答しない」とご回答いただいた方へ - Google ドキュメント
- 今見た感じ、宿泊必須が前提の話がメインなので、他に特定の対応をする必要が無ければ個別の連絡をする旨の追記は要らないかもしれないです
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大会に参加可能な属性
- このフォームでは、中学生・高校生・社会人のどの属性でも事務編アプライは入力自体はできるようになっています。
- 実績ベースでは、36thでは高校生が数人アプライしましたが、社会人はアプライしませんでした。
- フォームで回答可能な属性を制限する場合は2個目のセクションの「職業」欄から該当の選択肢を削除するなどして対応してください
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属性ごとの設問の分岐
- 職業欄の回答に応じて、未成年むけの保護者による同意書のセクションに移行するようにしています
- 逆に成年の場合は該当セクションがスキップされるようになっています
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7個目のセクション「情報の取り扱い」では、広報と渉外に展開するための設問を追加しています
- 37thでどうするかは事前に各部署宛てに確認をとっておきましょう
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8個目のセクション「健康関連の確認事項」では、参加者から健康に関する伝達事項があるかどうかの設問があります。
- アレルギーについては、レセプで食事を提供する場合に企画に展開していました。こちらも37thで使うかどうかは確認してみてください
- 付き添いに関する設問では、送迎できる人がいる場合その連絡先を聞いています
★2回実施した事務編アプライ
36thでは最初から事務編のアプライを2回に分けていました。
そのような方針に至った経緯をまとめます。
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35thでの振り返り
- 各会議が受け入れる想定よりも多くのアプライが集まり、結果として田部井会議(サイバー)などの一部会議が定員を拡張して対応
- そもそも国割を変えたくないのはどのフロントも同じ気持ちなので、拡張に応じるか否かでフロントに差異が出てしまったという反省
- 田部井会議は会議部屋の定員よりも多くの参加者がいる状態になり、換気が非常に悪い状態だった
- 直接の因果関係は断言できないが、実際田部井会議から体調不良で救急搬送される人も出ている
- 反省として、あまりに多くのアプライが入ることは避けたいという思惑
- 各会議が受け入れる想定よりも多くのアプライが集まり、結果として田部井会議(サイバー)などの一部会議が定員を拡張して対応
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ただ、実際アプライを始めてみないとその年の集まり具合は把握できない
- この程度なら各会議で配分できると思われる数を決め、それを一次アプライの〆切に設定
- 36thでは「200」をその数に設定した
- 一次アプライした人を各会議に割り振った後、人が足りない会議に限って再募集
- 再募集の際は会議編相当のフォームで受け付け、事務編フォームは既定の期限内に提出してもらうように設定
- この程度なら各会議で配分できると思われる数を決め、それを一次アプライの〆切に設定
というわけで事務編アプライフォームも2つあります。
一次アプライを200人で締め切るために、以下の記事で紹介しているGASを事務編アプライフォームに設定していました。
Googleフォームの回答を規定数で締め切る(+Disocrd通知)
ちなみに実際のコードでの締め切り数は203です。これはキャンセルや重複して回答するケースが見られ、3件の回答は無効になることが確定していたため変更しています。
36thの感想・反省
変えても変えなくてもどっちでもよいですが、迷った部分などを書いていきます。
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緊急連絡先と自分の連絡先を同じにする人が散見された
- 当初は個別に再度確認するつもりだったのだが、キャパが追いつかず36thでは実質緊急連絡先が不明なまま参加させてしまうケースが多かったです...
- そもそも緊急連絡先を事前に把握するかどうかも含めて再考の余地はあるかもしれません
- ただ、実際に体調を崩した際にはじめて緊急連絡先を聞き取りするのはそれはそれで大変なので、難しい
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送迎できる人の連絡先は「緊急連絡先と同じ」選択肢を入れてあげると電話番号を入れる手間が少し減りそうかも
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名前の入力がおかしい人が散見された
- 漢字・カタカナ・ローマ字読みの3通りを入力してもらっていますが、どれかがおかしいケースがある程度ありました
- このデータをもとに信任状、プラカードを作成するので、間違いに気づけないと大会当日困りそう
- 36thではフロントにデザインを一通り共有していたので、そこでのチェックで拾えるようにしていました
- フォームの設問自体に間違えないように入力してほしい旨を説明に追加してもよいかも
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未成年むけの保護者同意書
- 当日印刷した署名捺印入りのものをもってきてもらうフローにしていた
- かなり混みあう受付のタイミングでこの処理はかなりイレギュラー
- 専用のメールアドレス宛てにスキャンデータを送信してもらうのでOKにして良いかも
- 太古の大会だと実際にメール送信でOKの場合もあった
- 当日印刷した署名捺印入りのものをもってきてもらうフローにしていた
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★事務局手配の宿泊設問(ちょっと重要)
- 部屋割りにこだわる人が多いこと！！！！！びっくりだ(ペアで泊まりたいとかなので理解はできる)
- 代理店に名簿を送付し、それをもとに代理店が部屋割りを決めている
- 代理店はできるだけ3人部屋に押し込めるような形で部屋割りを作成しており、ツインで宿泊するケースはほんの数組だった
- そのため、36thは基本的に部屋割りの希望は取っていなかった
- ただ、直接連絡をもらった人は配慮して決めていた節もあり、言い出したもの勝ちみたいな感じにもなっていた
- 37thでは一切部屋割りの希望は取らないことをあらかじめ公表しておく or 部屋割り希望を設問としてちゃんと受け付ける のどちらになりそう
- 2人部屋を希望する際は宿泊費自体を変更してもいいかもしれない
- ここは代理店次第でもあるので関係者とじっくり話し合う必要がありそう
- 追加料金前提でツイン指定の部屋割りをこちらで作成して調整できないか、などなど
- ここは代理店次第でもあるので関係者とじっくり話し合う必要がありそう
- 代理店に名簿を送付し、それをもとに代理店が部屋割りを決めている
- 部屋割りにこだわる人が多いこと！！！！！びっくりだ(ペアで泊まりたいとかなので理解はできる)
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36thの二次募集の事務編フォームは別で管理していた